Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :

DOCUMENTOS CONTÁBEIS

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
– notas de compra/serviços
– notas de vendas/serviços
– extratos bancários
– duplicatas pagas
– comprovantes de despesas/custos
– cópias de cheques
– comprovantes de débitos/créditos bancários
– outros documentos contabilizados

DOCUMENTOS LEGAIS

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :

100 – FEDERAL
200 – ESTADUAL
300 – MUNICIPAL
400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 – CONTRATOS
600 – INSS
700 – SINDICAL
800 – DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 – FEDERAL
101 – Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 – Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica
103 – Ficha de Alteração do CNPJ
104 – Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 – Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 – Comunicações de Aumento de Capital
107 – Demonstrativos dos Duodécimos
108 – CAIF
109 – Comunicações de IPI e IRPJ
110 – DIRF
111 – Cartão do CNPJ
112 – Notificações – Auto de Infrações
113 – Baixa do CNPJ
114 – Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 – Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 – DNER
117 – Defesas
118 – Utilidade Pública
119 – Parcelamentos
120 – Termo de Opção – Simples
121 – Autorização do DAC
122 – IPEM
123 – Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 – CADE – SDE

200 – ESTADUAL
201 – Declaração Cadastral (DECA)
202 – Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 – Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 – Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 – Licença da CETESB
206 – Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 – Certidão Negativa do ICM
208 – Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 – Auto de infração
210 – Parcelamento do ICM
211 – Notificações
212 – FIC – Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 – Declarações
214 – Alvará de Utilização – Secr. Saúde
215 – Modelos de Notas Fiscais
216 – Comprovação ZONA FRANCA
217 – Conselho Regional de Educação
218 – Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 – IBDF – IBAMA
220 – Defesas
221 – Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 – Utilidade Pública
223 – Declaração de Microempresa
224 – Laudos Técnicos
225 – Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 – Vigilância Sanitária

300 – MUNICIPAL
301 – Guia de Inscrição ou Atualização
302 – Ficha de Inscrição no CCM
303 – Taxas de Licença
304 – Certidão Negativa do ISS
305 – Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 – Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 – Pedido de Vistoria
308 – Comunicados
309 – Imposto Predial
310 – Auto de Infração e Intimação
311 – Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 – Habite-se / Auto Vistoria
313 – Alvará de Funcionamento
314 – Defesas
315 – Utilidade Pública
316 – Declaração de Microempresa
317 – Parcelamentos
318 – Cancelamentos
319 – CONTRU/FICAM
320 – Regime Especial

400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
401 – Cadastro de Empresas
402 – Relação de Empregados Menores
403 – RAIS / DCPIS
404 – CIPA
405 – Certificados de Aprendizagem SENAI
406 – Reclamações Trabalhistas – Defesas
407 – Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 – Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI
409 – Defesas
410 – Acordo de Compensação
411 – Laudos Técnicos

500 – CONTRATO
501 – Contrato Social – Ata de Constituição
502 – Alterações de Contrato
503 – Contrato de Locação
504 – Contrato de Uso de Veículos
505 – Cadastro da JUCESP
506 – Contrato de Assessoria
507 – Contrato de Prestação de Serviços
508 – Reuniões
509 – Publicações em Jornais
510 – Atas
511 – Contratos Diversos
512 – Comprovante de Caução de Locação
513 – Certidão Breve Relato – JUCESP
514 – Xerox das Exigências – JUCESP
515 – Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 – Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 – Notificações
518 – Defesas
519 – Recadastramento – São Paulo Firma
520 – Buscas Jucesp/Cartórios

600 – INSS
601 – Pedido de Matrícula (Inicial)
602 – Certificado de Matrícula
603 – Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 – Certificado de Regularidade de Situação
605 – Certificado de Quitação
606 – Certificado de Taxa de Seguro
607 – Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 – C..B.
609 – Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 – Declarações de Rendimento do INSS
611 – Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 – Carnês dos Sócios
613 – Recadastramento
614 – Autos de Infração
615 – Defesas
616 – SESI
617 – Termo Ação Fiscal – TAF
618 – Parcelamentos

700 – SINDICAL
701 – Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 – Conselho Regional de Farmácia
703 – Dissídios Coletivos
704 – Acordos
705 – SENAI – CIESP – FIESP
706 – FINAME
707 – Certidões e Registros
708 – CRA
709 – CORCESP
710 – Conselho Regional de Contabilidade
711 – CRECI
712 – CREA
713 – Correspondência Sindicato Patronal
714 – CONAR (Legislação e Processos)
715 – SUSEP
716 – Certidão Negativa de Débito Salarial
717 – Conselho Regional de Medicina
718 – EMBRATUR
719 – Conselho Nacional do Cinema

800 – DIVERSOS
801 – CACEX
803 – Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 – Procurações / Declarações
805 – Balanços e Balancetes
806 – Documentos dos Sócios ( xerox )
807 – Marcas e Patentes
808 – Correspondências
809 – Consultas
810 – Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS
811 – Escrituras
812 – Apuração do Ativo Imobilizado – TELESP
813 – Ajustes de Balanço
814 – Laudo de Avaliação
815 – Relatórios
816 – Inventário
817 Depósito Inicial
818 Cadastro de Fornecedores e Associações
819 Convocações
820 – Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 – Cadastro de Bancos
822 – Mapas de Depreciações
823 – Alvarás
824 – Seguros
825 – Carta de Fiança
826 – Eletrobras
827 – BNDES
828 – Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1 PASTA B/2
1- Guias de Recolhimento do INSS 9 – Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2- Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS 10 – Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 – Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social 11 –
4 – Guias de Recolhimento do ISS 12 –
5 – Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados 13 – Orientações e Comunicados
6 – Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 14 – Memos – Empresa Contábil
7 – Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial 15 –
8 – Folhas e Envelopes de Pagamento 16 –

PASTA C/3 PASTA D/4

17- Balanços 25 – Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18- Balancetes 26 – Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19- Cadastros e Declarações 27 –
20- IBGE 28 –
21- DCTF 29 –
22- 30 –
23- 31 –
24- 32 – Documentos dos Autônomos

PASTA E/5
FUNCIONÁRIOS

33- 40 – Empregados Desligados
34- 40.1 –
35- 40.2 –
36- 40.3 –
37- 40.4 –
38- 40.5 –
39- 40.6 –
40.7 –
40.8 –
40.9 –
40.10 –

PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.). A seguir, divulgamos tabelas de temporalidade extraídas do guia elaborado pelo Departamento Jurídico do SESCON/SP:

Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos à disposição em nossa organização contábil.
Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos : Documentos Contábeis e Documentos Legais :

DOCUMENTOS CONTÁBEIS

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológica de data , em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais , separados e arquivados por mês , por trimestre ou por ano , de conformidade com o volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
– notas de compra/serviços
– notas de vendas/serviços
– extratos bancários
– duplicatas pagas
– comprovantes de despesas/custos
– cópias de cheques
– comprovantes de débitos/créditos bancários
– outros documentos contabilizados

DOCUMENTOS LEGAIS

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos :

100 – FEDERAL
200 – ESTADUAL
300 – MUNICIPAL
400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
500 – CONTRATOS
600 – INSS
700 – SINDICAL
800 – DIVERSOS

Por sua vez, cada setor é dividido em:

100 – FEDERAL
101 – Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)
102 – Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica
103 – Ficha de Alteração do CNPJ
104 – Pedido de Restabelecimento do CNPJ
105 – Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF
106 – Comunicações de Aumento de Capital
107 – Demonstrativos dos Duodécimos
108 – CAIF
109 – Comunicações de IPI e IRPJ
110 – DIRF
111 – Cartão do CNPJ
112 – Notificações – Auto de Infrações
113 – Baixa do CNPJ
114 – Certidão Negativa por Encerramento de Atividades
115 – Programa de Alimentação ao Trabalhador
116 – DNER
117 – Defesas
118 – Utilidade Pública
119 – Parcelamentos
120 – Termo de Opção – Simples
121 – Autorização do DAC
122 – IPEM
123 – Divisão de Censura de Diversões Públicas
124 – CADE – SDE

200 – ESTADUAL
201 – Declaração Cadastral (DECA)
202 – Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
203 – Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
204 – Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
205 – Licença da CETESB
206 – Demonstrativo das Operações Interestaduais
207 – Certidão Negativa do ICM
208 – Autorização para Confecção de Notas Fiscais
209 – Auto de infração
210 – Parcelamento do ICM
211 – Notificações
212 – FIC – Ficha de Inscrição do Contribuinte
213 – Declarações
214 – Alvará de Utilização – Secr. Saúde
215 – Modelos de Notas Fiscais
216 – Comprovação ZONA FRANCA
217 – Conselho Regional de Educação
218 – Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
219 – IBDF – IBAMA
220 – Defesas
221 – Licença da Divisão do Exercício Profissional
222 – Utilidade Pública
223 – Declaração de Microempresa
224 – Laudos Técnicos
225 – Pedido/ Comunicação Uso Processamento de Dados
226 – Vigilância Sanitária

300 – MUNICIPAL
301 – Guia de Inscrição ou Atualização
302 – Ficha de Inscrição no CCM
303 – Taxas de Licença
304 – Certidão Negativa do ISS
305 – Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)
306 – Cadastramento de Anúncios (CADAN)
307 – Pedido de Vistoria
308 – Comunicados
309 – Imposto Predial
310 – Auto de Infração e Intimação
311 – Autorização para Impressão de Notas Fiscais
312 – Habite-se / Auto Vistoria
313 – Alvará de Funcionamento
314 – Defesas
315 – Utilidade Pública
316 – Declaração de Microempresa
317 – Parcelamentos
318 – Cancelamentos
319 – CONTRU/FICAM
320 – Regime Especial

400 – MINISTÉRIO DO TRABALHO
401 – Cadastro de Empresas
402 – Relação de Empregados Menores
403 – RAIS / DCPIS
404 – CIPA
405 – Certificados de Aprendizagem SENAI
406 – Reclamações Trabalhistas – Defesas
407 – Notificações/ Processos/ Autos de Infração
408 – Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI
409 – Defesas
410 – Acordo de Compensação
411 – Laudos Técnicos

500 – CONTRATO
501 – Contrato Social – Ata de Constituição
502 – Alterações de Contrato
503 – Contrato de Locação
504 – Contrato de Uso de Veículos
505 – Cadastro da JUCESP
506 – Contrato de Assessoria
507 – Contrato de Prestação de Serviços
508 – Reuniões
509 – Publicações em Jornais
510 – Atas
511 – Contratos Diversos
512 – Comprovante de Caução de Locação
513 – Certidão Breve Relato – JUCESP
514 – Xerox das Exigências – JUCESP
515 – Declaração de Alienação de Participações Societárias
516 – Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.
517 – Notificações
518 – Defesas
519 – Recadastramento – São Paulo Firma
520 – Buscas Jucesp/Cartórios

600 – INSS
601 – Pedido de Matrícula (Inicial)
602 – Certificado de Matrícula
603 – Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
604 – Certificado de Regularidade de Situação
605 – Certificado de Quitação
606 – Certificado de Taxa de Seguro
607 – Demonstrativo dos Salários de Contribuição
608 – C..B.
609 – Alterações: Nome, Endereço, CGC
610 – Declarações de Rendimento do INSS
611 – Comprovante Inscrição Contribuição Individual
612 – Carnês dos Sócios
613 – Recadastramento
614 – Autos de Infração
615 – Defesas
616 – SESI
617 – Termo Ação Fiscal – TAF
618 – Parcelamentos

700 – SINDICAL
701 – Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador
702 – Conselho Regional de Farmácia
703 – Dissídios Coletivos
704 – Acordos
705 – SENAI – CIESP – FIESP
706 – FINAME
707 – Certidões e Registros
708 – CRA
709 – CORCESP
710 – Conselho Regional de Contabilidade
711 – CRECI
712 – CREA
713 – Correspondência Sindicato Patronal
714 – CONAR (Legislação e Processos)
715 – SUSEP
716 – Certidão Negativa de Débito Salarial
717 – Conselho Regional de Medicina
718 – EMBRATUR
719 – Conselho Nacional do Cinema

800 – DIVERSOS
801 – CACEX
803 – Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
804 – Procurações / Declarações
805 – Balanços e Balancetes
806 – Documentos dos Sócios ( xerox )
807 – Marcas e Patentes
808 – Correspondências
809 – Consultas
810 – Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS
811 – Escrituras
812 – Apuração do Ativo Imobilizado – TELESP
813 – Ajustes de Balanço
814 – Laudo de Avaliação
815 – Relatórios
816 – Inventário
817 Depósito Inicial
818 Cadastro de Fornecedores e Associações
819 Convocações
820 – Atestado de Residência e Capacidade Técnica
821 – Cadastro de Bancos
822 – Mapas de Depreciações
823 – Alvarás
824 – Seguros
825 – Carta de Fiança
826 – Eletrobras
827 – BNDES
828 – Consórcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1 PASTA B/2
1- Guias de Recolhimento do INSS 9 – Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2- Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS 10 – Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 – Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social 11 –
4 – Guias de Recolhimento do ISS 12 –
5 – Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados 13 – Orientações e Comunicados
6 – Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 14 – Memos – Empresa Contábil
7 – Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial 15 –
8 – Folhas e Envelopes de Pagamento 16 –
PASTA C/3 PASTA D/4
17- Balanços 25 – Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18- Balancetes 26 – Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19- Cadastros e Declarações 27 –
20- IBGE 28 –
21- DCTF 29 –
22- 30 –
23- 31 –
24- 32 – Documentos dos Autônomos

PASTA E/5
FUNCIONÁRIOS

33- 40 – Empregados Desligados
34- 40.1 –
35- 40.2 –
36- 40.3 –
37- 40.4 –
38- 40.5 –
39- 40.6 –
40.7 –
40.8 –
40.9 –
40.10 –

PRAZOS PARA GUARDA DE DOCUMENTOS

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).